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O FM na gestão de ativos e criação de mais valor

  
Lisboa, 16 de novembro de 2017 – Hoje foi o último dia das 11as Jornadas FM (Facility Management), que se realizaram ontem e hoje, dias 15 e 16, no Fórum Tecnológico de Lisboa e fica marcado pela análise de temas ‘Como pode a tecnologia tornar o FM mais humano’, ‘O Fm e o Procurement: criação de valor em todo o ciclo’, ‘O impacto da manutenção num mundo 4.0’ e, por fim, ‘ISO 41000: um novo capítulo para o FM’. Ao longo de dois dias, passaram pelo evento mais de 30 oradores nacionais e internacionais especialistas em FM e mais de 250 participantes, interessados nos temas de FM. 
  
O dia começa com o tema “Como pode a tecnologia tornar o FM mais humano”, contando com a presença de André Calixto, da NextBitt, João Rito, da Glintt e Javir Alcolea, da Philips Lighting. 
 
Num mundo altamente tecnológico, espera-se, acima de tudo, simplicidade, eficácia e automatismos. Neste sentido, espera-se que o FM integre em si próprio uma série de serviços que permita a utilização adequada e otimizada de espaços e instalações. O FM ainda está numa fase onde os processos não são integrados, muitas das informações ainda estão em papel e as equipas ainda são pouco qualificadas. O caminho, num futuro próximo, passa pela integração de processos otimizados, sensorização/IoT, smart tagging e ainda utilização da inteligência artificial em benefício dos utilizadores finais dos serviços. Assim, serão necessários profissionais mais qualificados para executar tarefas de elevado valor acrescentado, por sua vez, mais disponíveis para a gestão e otimização de recursos e ativos, menos preocupados com a justificação da falha e mais com a produção de informação de qualidade. A verdadeira humanização do FM passa por decisores que potenciem o conhecimento e a inteligência que têm ao serviço das suas organizações com vista à gestão inteligente dos espaços, instalações e recursos. 
 
Por outro lado, a crescente preocupação com o controlo dos processos operativos na área do Facility Management, tem levado a que as organizações identifiquem e selecionem, indicadores de processo – KPIs – e níveis de serviço – SLAs – para suportarem decisões de gestão e garantam os níveis de serviço acordados com os prestadores de serviços respetivamente. Indicadores como Tempo de Espera, Tempo de intervenção, Uptime e Downtime, são frequentemente utilizados em organizações que pretendem estabelecer uma gestão de ativos eficiente. Como não se consegue controlar aquilo que não se consegue medir, então considera-se essencial que os processos operativos sejam desenhados e perfeitamente definidos, permitindo definir os principais indicadores a controlar e as métricas adequadas para obter decisões de gestão informadas. Os desenhos dos processos são representações gráficas de um processo em que cada etapa do processo é representada com uma forma simbólica e o fluxo do processo é indicado com setas que ligam as etapas.  A representação gráfica e global do processo, permite que cada interveniente consiga identificar de forma ágil as etapas que são da sua responsabilidade. O desenho de processo permite identificar ainda: fronteiras com sub-processos, fluxos de comunicação e informação, Workflows de aprovação e tarefas críticas. 
  
A mesa redonda subordinada ao tema “O Procurement e o FM: criação de valor em todo o ciclo” contou com a presença de Carlos Lourenço, da APCADEC, Dorabela Charneca, da SIBS,  Luís Lobato, da Randstad, Alexandra Reis, da TAP Air Portugal e João Casimiro, da Fidelidade. 
Segundo alguns estudos demonstram, para cerca de 80% dos responsáveis de compras, de facto, as prioridades são as poupanças. O desafio que se coloca é, como é que as duas áreas (FM e Procurement) podem alinhar objectivos? O responsável pelas compras tem, acima de tudo, que entender as necessidades e tem de saber ouvir e perceber quais são os desafíos da área do FM. O Procurement tem de ter uma área de ‘interrogações’ que, muitas vezes podem não fazer sentido, mas que fazem pensar/questionar a forma como as coisas são feitas e perceber pode haver melhoramentos, inovação. Existe uma espécie de competição interna entre o FM e o Procurement, mas essa competição também gera inovação. A inovação faz perceber a forma de chegar mais rápida e eficazmente à questão preço, ou seja, ao preço mais baixo, a grande preocupação do Procurement. Em última instância, o objetivo é sempre melhorar o nível de serviço para o cliente. 
  
O painel “O impacto da manutenção num mundo 4.0” contou com a presença de José Sobral, José Lopes dos Santos, Daniel Gaspar, Rui Assis e José Torres Farinha. 
 
A Manutenção pode exercer um papel fundamental no prolongamento da vida dos ativos nas componentes Técnicas, Tecnológicas e Económicas: com a extensão do ciclo de vida dos ativos, equipamentos e componentes; com a reciclagem dos monos; diminuindo a imprevisibilidade da produção; com a melhoria da eficiência energética; com a garantia da segurança; com as preocupações da preservação ambiental. Em suma otimizando a eficácia e eficiência dos ativos e tornando o planeta mais sustentável. 
Segundo o estudo realizado no final do ano passado, o mais recente nesta área,  no qual se procurou apurar o Estado da Manutenção, conclui-se que a eficácia operacional é um objetivo que, transversalmente, as empresas tendem, umas mais outras menos, a conseguir. Por outro lado, a Avaliação dos gastos nem sempre é criteriosamente feita e a avaliação dos rendimentos raramente é feita. Assim sendo, a avaliação dos resultados da manutenção
e a Avaliação da Eficiência nessas empresas não são objetivos conseguidos. 
 
As Normas ISO 55000/1/2 já estão no terreno a desafiar-nos para uma nova visão e integração de competências na Gestão dos Ativos. A aplicação de um sistema de gestão de ativos constitui uma garantia de que os objetivos estabelecidos, podem ser alcançados de forma consistente e sustentável ao longo do tempo. Ao explicitar o conceito de maximização da Eficácia e Eficiência dos ativos as normas vêm colocar um novo paradigma na forma como a Manutenção tem sido gerida e avaliada pelos decisores, isto é, substituir o conceito de gastos da manutenção por resultados da manutenção. 
  
Num mundo 4.0, como se pode aplicar a tecnologia à manutenção? 
Recolher dados de forma automática, evitando os interfaces humanos geradores de atrasos, erros e omissões; atualizar e/ou aumentar as redes de sensores, beneficiando dos enormes avanços tecnológicos na sua miniaturização, precisão e sensibilidade; criar uma estrutura hierarquizada de indicadores do desempenho da gestão para cada objecto sob controlo (equipamento, linha, equipa, secção,…); adoptar uma atitude sempre construtiva de modo a atingir níveis de desempenho de excelência; chamar os responsáveis técnicos a participar na fixação de objectivos a alcançar no curto/médio prazo, beneficiando do consequente aumento da sua motivação e eficiência operacional. 
Para além disso, criar indicadores que meçam apenas os desvios aos limites considerados aceitáveis (em frequência, duração e magnitude), viabilizando a gestão por exceção; realizar análises de sensibilidade da estrutura de indicadores, de modo a viabilizar a priorização de medidas de melhoria com base multicritério; realizar análises de tendência de indicadores críticos, de modo a tomar medidas atempadas e prevenir resultados indesejáveis; capacitar os Gestores de Manutenção em fiabilidade de sistemas de modo a selecionarem as políticas de manutenção mais adequadas ao longo do ciclo de vida dos equipamentos; capacitar os Gestores de Manutenção em cálculo financeiro de modo a “traduzirem” as vantagens técnicas de projetos de melhoria da produtividade em vantagens económicas. 
  
A atividade económica de muitas empresas depende de ativos críticos, físicos ou não. Da boa gestão desses ativos depende a eficácia e a eficiência das organizações. A qualidade e sustentabilidade do serviço prestado pelas infraestruturas públicas depende da sua adequada gestão patrimonial. 
A função manutenção tem um dos impactos mais directos na disponibilidade de fábricas e activos físicos. Os custos da  em média são mais de 20% dos custos operacionais e 3,5 a 6,75% dos resultados líquidos para a maioria das organizações de activos e capital intensivo. Muitas das organizações ainda continuam a ter manutenção “reactiva” em vez de proactiva. 
  
O evento contou com a presença de dois especialistas em FM a nível internacional, Renske van der Heide e Jos Duchamps. 
  
A organização do evento estima que, durante os dois dias de evento, passaram pelo auditório do Fórum Tecnológico de Lisboa mais de 250 pessoas, também elas especialistas, académicos ou curiosos em temas relacionados com o Facility Management. 
  
O evento realizou-se com o apoio da EDP, Ferrovial, SinalMais, TDGI, Acciona, CityMover, EEE, Glintt, ISS, Manvia,  NextBitt, Philips, Procos, Schmitt+Sohn, SGS, Sotécnica, Veolia e a Vida Imobiliária.
 
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