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Estudo Konica Minolta revela maiores desafios das empresas

 

  • Gestão documental eficiente
  • Melhores mecanismos de pesquisa e captura de informação
  • Implementação de processos RGPD compliance

 

Lisboa, 22 de março de 2018 A Konica Minolta desenvolveu um estudo junto dos seus clientes em dez países europeus no período de setembro a novembro de 2017* para identificar os principais desafios com que se deparam as empresas hoje em dia.

Mais concretamente, o estudo analisou os desafios que são enfrentados pelos information managers (CIO) e outros stakeholders relevantes para os processos de negócio, bem como a forma como estão a lidar com os mesmos. Fornecer acesso ilimitado aos conteúdos, de forma segura e garantir que são facilmente “pesquisáveis” torna-se um desafio acrescido quando se consideram fatores como a pesquisa em vários sistemas de Enterprise Content Management (ECM) e Gestão Documental assim como acessibilidade a documentos através de dispositivos móveis. Os inquiridos avaliaram o acesso ilimitado (41%) e a facilidade de pesquisa (34%) como os seus principais desafios na gestão de informação. Por outro lado, 57% das empresas não faculta acesso a documentos através de dispositivos móveis e 44% admitem que fornecem aos utilizadores uma pesquisa fraca ou mesmo não disponível.

Gestão de informação e sistemas de captura

Numa altura em que se fala de excesso de informação e de uma grande quantidadede conteúdos gerados e partilhados eletronicamente, apenas 53% das empresas inquiridas possuem um sistema de gestão documental ou de conteúdos dentro das suas organizações. Embora a criação de imagens e de documentos faça parte do quotidiano das empresas nos últimos trinta anos, e as primeiras implementações importantes de sistemas de gestão documental tenham ocorrido há mais de vinte anos, apenas 31% possuem sistemas de gestão documental. Do universo de inquiridos, 14% não dispõem de soluções de gestão documental nem de sistemas de gestão de informação (5% da pesquisa total) e, admitem que fazem partilha de ficheiros ou em cloud de forma “um pouco caótica”, sendo que 43% dependem de anexos de email e discos rígidos pessoais para partilha de documentos.

RGPD é um grande desafio

A partir de 25 de maio deste ano será implementado o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados a nível Europeu (RGPD). Descrito como a mudança mais importante na regulamentação de privacidade de dados em 20 anos, as empresas, mediante o RGPD são obrigadas a garantir um armazenamento seguro e compliant de dados de cidadãos, clientes, potenciais clientes e colaboradores. De acordo com a pesquisa, 28% refere o RGPD como o maior desafio para serviços de gestão documental. Cerca de 43% das empresas com menos de 50 colaboradores referem que não têm conhecimento suficiente sobre GDPR para fazer mudanças nos seus processos e sistemas. Por outro lado, 47% de mais 500 organizações estão a repensar os seus processos de informação referente a clientes devido ao RGPD, reforçando a segurança e melhorando a gestão de registos.

Aplicações mais frequentes para processos de captura

As aplicações mais frequentes para processos de captura são referentes à contabilidade (contas a pagar (29%) e contas a receber (12%), seguidas de atendimento ao cliente (10%) e Recursos Humanos (8%). Cerca de 36% captura para arquivo e 37% não tem nenhuma aplicação para processos de captura – é o caso de empresas de pequena dimensão. Em relação a estas aplicações, 10% sentem falta de experiência e 11% necessitam de formação para saberem o que é possível fazer com as mesmas.

Benefícios das iniciativas de documentos e processos

Do universo de inquiridos, 51% classificaram as melhorias a nível de agilidade e flexibilidade organizcional como os principais benefícios resultantes das iniciativas de documentos e processos. Isto reúne aspetos como mudanças organizacionais, otimização de processos, resposta ao cliente, outsourcing e adaptação a ambientes de negócios em mudança. Estes fatores são seguidos de maior partilha de conhecimento dentro e entre equipas (39%) e melhor atendimento ao cliente e retenção (35%). Todos os benefícios são intangíveis e difíceis de orçamentar, mas são fundamentais para o desenvolvimento de negócios de sucesso.

Retorno sobre o investimento

Apesar da natureza intangível de muitos dos benefícios, a aprovação de investimento na maioria das organizações é influenciada por critérios de retorno sobre o investimento. A pesquisa indica que um terço das iniciativas processuais e documentais retribui o investimento num período de 12 meses ou inferior, e dois terços em dois anos. 62% dos inquiridos estão a planear aumentar o seu investimento em sistemas de gestão documental e/ou de processos nos próximos dois anos.

“A forma como as pessoas trabalham hoje em dia influencia a forma como interagem com a informação para a mudança. O acesso fácil e intuitivo está a tornar-se mais importante para garantir que todos possam fazer o seu trabalho tão bem e de forma tão eficiente quanto possível”, afirma Marcel Cobussen, Business Development and Product Marketing Manager da Konica Minolta Business Solutions Europe.Uma boa estratégia de gestão da informação é fundamental para cada empresa responder a todos aqueles com quem esta se relaciona, garantindo a sua competitividade e compliance com os regulamentos em vigor”.

Informação adicional

Sobre o Estudo

Os resultados da pesquisa referidos neste relatório são retirados de uma pesquisa realizada no período de setembro a novembro de 2017. O estudo foi efetuado a uma amostra total de 332 inquiridos, via ferramenta digital. O questionário foi traduzido em seis idiomas e o convite para participar foi enviado por email para os clientes da Konica Minolta em dez países europeus que abrangem uma ampla gama de setores da indústria. Relativamente à dimensão das empresas, 44% dos inquiridos são organizações com 1-50 colaboradores, 39% com 50-500 colaboradorese 17% com mais de 500 colaboradores.

O relatório completo “Improving and Automating Business Operations through Information Management – a Benchmarking Survey” está disponível em https://ecm.konicaminolta.eu/

Sobre a Konica Minolta Business Solutions Europe 

A Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, com sede em Langenhagen, Alemanha, é uma subsidiária integral da Konica Minolta INC., Tokyo, Japão. A Konica Minolta oferece aos seus clientes a possibilidade de competir na era digital: através da sua experiência em imagem e capacidade de processamento de dados, a Konica Minolta cria soluções de referência para os seus clientes e tenta resolver alguns dos problemas enfrentados pela sociedade. Como fornecedora de serviços abrangentes em TI, a Konica Minolta oferece consultoria e serviços para otimizar processos de negócio como automatização de fluxos de trabalho, implementação de soluções em infraestruturas de TI, segurança, assim como, ambientes virtuais ligados através de cloud. De acordo com a IDC, a Konica Minolta foi considerada em 2016, “Major Player in Work¬flow Services Hardcopy in the Western European market”. Sendo um forte parceiro para o mercado de impressão e produção industrial, a Konica Minolta dispõe de consultoria de negócio, e em 2016 foi considerada pelo nono ano consecutivo como líder de mercado em impressão de produção (InfoSource). O portfolio de hardware cobre a pequena e média produção, assim como, máquinas de impressão industrial. Os Konica Minolta Marketing Services fornecem serviços de valor acrescentado que conectam de forma inteligente a impressão ao marketing digital através de um processo eficaz, e eficiente. No setor da saúde a Konica Minolta conduz a digitalização de fluxos de trabalhos clínicos e disponibiliza uma ampla gama de soluções de diagnóstico de última geração. Através do Business Innovation Centre em Londres e dos quatro laboratórios de R&D na Europa, a Konica Minolta leva a inovação um passo à frente ao colaborar com os seus clientes, assim como, com os seus parceiros académicos, industriais e empresariais. A Konica Minolta Business Solutions Europe é representada por subsidiárias e distribuidores em mais de 80 países localizados na Europa, Ásia Central, África e Médio Oriente. Com mais de 9 700 colaboradores (até março 2017), a Konica Minolta Europe alcançou vendas na ordem dos 2,4 mil milhões de euros durante o ano fiscal de 2016/17.

Para mais informações, visite http://newsroom.konicaminolta.eu/ e siga a Konica Minolta no Facebook, Youtube e Twitter @KonicaMinolta EU

 

 

 

 

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