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A Konica Minolta lança nova solução de gestão documental

A Konica Minolta lança o KOMI Doc, uma solução de gestão documental que permite simplificar a gestão de documentos em formato de papel através da desmaterialização de documentos e processos internos, aumentando, assim, a produtividade dos colaboradores

Lisboa, 23 de outubro de 2018 – A implementação de um sistema de gestão documental adequado, permite incrementar a produtividade de pessoas, processos e sistemas, contribuindo, igualmente, para um ambiente de documentos e processos mais ágil, controlado, escalável e seguro.

 

A solução KOMI Doc permite a desmaterialização, indexação, classificação, partilha e pesquisa de documentos em qualquer lugar e a qualquer momento a partir do posto de trabalho, de um dispositivo móvel e, também, de um multifunções Konica Minolta. Esta ferramenta intuitiva reforça, ainda, a noção de trabalho colaborativo, através da otimização de circuitos de validação de documentos tal como faturas dos fornecedores, ordens de compra, correspondência, pedidos de licença, etc.

 

Eficiência, economia de tempo, aumento da produtividade e a redução dos custos são os principais benefícios proporcionados pela solução KOMI Doc.

 

“O desenvolvimento dos elementos operacionais, contratuais e jurídicos do KOMI Doc mobilizou-nos durante mais de dois anos. O tempo investido não foi em vão, pois temos todos os elementos para propor uma solução eficiente, evolutiva, simples e móvel. Esta ferramenta ajuda as empresas a fazerem face à proliferação de documentos, seja em formato de papel ou digital, e resulta num impacto positivo na sua organização.”, afirma Christophe Laurent, Senior Product Marketing Manager, Konica Minolta Business Solutions France

  

KOMI Doc, a solução de gestão documental da Konica Minolta:

  • Desmaterialização dos documentos em papel – Em função da sua volumetria, os documentos em papel (correspondência, contratos, notas de entrega, faturas, orçamentos, notas de encomenda, fichas de pacientes, questionários…) podem ser indexados e classificados a partir do ecrã de um multifuncional Konica Minolta, do posto de trabalho e dispositivo móvel. O processo de desmaterialização pode, também, ser automatizado através de tecnologias OCR, de leitura automática de documentos ou de reconhecimento de códigos de barras. São propostos diversos formatos de conversão: PDF image, PDF OCR editável, PDF/A, formatos Microsoft Word e Excel. Os ficheiros, identificados conforme as orientações da empresa, são, posteriormente, classificados no espaço documental KOMI Doc.

 

  • Classificação dinâmica de ficheiros digitais e mensagens de correio eletrónico  Os ficheiros em formato Microsoft Word, Excel, PowerPoint e os e-mails (Microsoft Outlook) são arquivados e partilhados no portal documental KOMI Doc. No Microsoft Outlook, os e-mails são arquivados através de um simples processo de «arrastar e soltar».

 

  • Centralização dos documentos – Ao disponibilizar a documentação da empresa num espaço documental seguro, os colaboradores podem, facilmente, validar os documentos, notificar as tarefas atribuídas ou as ações efetuadas nas pastas e acompanhar os desenvolvimentos.

 

  • Otimização do fluxo de trabalho documental – O KOMI Doc permite estabelecer circuitos de validação avançados. A criação de fluxos de trabalho lineares ou condicionais otimiza o circuito de validação do documento, consoante as necessidades do cliente.

 

  • Acesso à informação em situação de mobilidade – O KOMI Doc Mobile (compatível com iOS e Android) permite, em situação de mobilidade, pesquisar, consultar, validar, capturar e classificar os documentos no espaço seguro do KOMI Doc. A aplicação simplifica, nomeadamente, a classificação e indexação das imagens obtidas com o dispositivo móvel, diretamente nas pastas da solução de gestão documental, mas também a assinatura de documentos a partir do ecrã do smartphone ou do tablet.

 

  • Sincronização de documentos – A ferramenta de sincronização do KOMI Doc torna os documentos acessíveis a partir do posto de trabalho, dos dispositivos móveis e do espaço documental privado. Cada adição, modificação ou eliminação de um documento é, assim, efetuada automaticamente. Todos os ficheiros importantes são guardados numa pasta pessoal segura, num servidor centralizado da solução de gestão documental

 

 

Disponibilidade

O KOMI Doc, a nova solução de gestão documental da Konica Minolta, já se encontra disponível no mercado. Pode ser subscrito no formato cloud ou no formato on premise, dependendo das necessidades do cliente. As empresas podem também subscrevê-lo em função do número de utilizadores e do espaço de armazenamento necessários .

 

Sobre a Konica Minolta Business Solutions Europe 

A Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, com sede em Langenhagen, Alemanha, é uma subsidiária integral da Konica Minolta INC., Tokyo, Japão. A Konica Minolta oferece aos seus clientes a possibilidade de competir na era digital: através da sua experiência em imagem e capacidade de processamento de dados, a Konica Minolta cria soluções de referência para os seus clientes e tenta resolver alguns dos problemas enfrentados pela sociedade. Como fornecedora de serviços abrangentes em TI, a Konica Minolta oferece consultoria e serviços para otimizar processos de negócio como automatização de fluxos de trabalho, implementação de soluções em infraestruturas de TI, segurança, assim como, ambientes virtuais ligados através de cloud. De acordo com a IDC, a Konica Minolta foi considerada em 2016, “Major Player in Work¬flow Services Hardcopy in the Western European market”. Sendo um forte parceiro para o mercado de impressão e produção industrial, a Konica Minolta dispõe de consultoria de negócio, e em 2016 foi considerada pelo nono ano consecutivo como líder de mercado em impressão de produção (InfoSource). O portfolio de hardware cobre a pequena e média produção, assim como, máquinas de impressão industrial. Os Konica Minolta Marketing Services fornecem serviços de valor acrescentado que conectam de forma inteligente a impressão ao marketing digital através de um processo eficaz, e eficiente. No setor da saúde a Konica Minolta conduz a digitalização de fluxos de trabalhos clínicos e disponibiliza uma ampla gama de soluções de diagnóstico de última geração. Através do Business Innovation Centre em Londres e dos quatro laboratórios de R&D na Europa, a Konica Minolta leva a inovação um passo à frente ao colaborar com os seus clientes, assim como, com os seus parceiros académicos, industriais e empresariais. A Konica Minolta Business Solutions Europe é representada por subsidiárias e distribuidores em mais de 80 países localizados na Europa, Ásia Central, África e Médio Oriente. Com mais de 9 700 colaboradores (até março 2017), a Konica Minolta Europe alcançou vendas na ordem dos 2,4 mil milhões de euros durante o ano fiscal de 2016/17.

 

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